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この記事のポイント
- 請求書は、届いて処理されてはじめて入金につながる
- 送付方法ごとに注意点がある（メール・郵送・取引先のシステム）
- 送ったら受領を確認し、控えと記録を残す
請求書を作ったら、あとは送るだけ。そう思って送りっぱなしにしていると、「届いていなかった」「担当者のところで止まっていた」「経理に回っていなかった」といった理由で、入金が遅れることがあります。この記事では、請求書の送付方法ごとの注意点と、入金トラブルを防ぐために送付時にやっておきたい習慣を紹介します。
送付前の最終チェック
送る前に、次の点をもう一度確認しましょう。送ってから誤りに気づくと、再発行の手間がかかり、その分入金も遅れます。
- 宛名（会社名・部署名・担当者名）は正しいか
- 金額、税額、源泉徴収の計算は合っているか
- 振込先の口座情報に誤りはないか
- 支払期日は契約どおりか
- 取引先から指定された形式や記載事項（発注番号など）が入っているか
特に、取引先によっては「発注番号を必ず記載」「指定のフォーマットで提出」といったルールがあります。ルールに沿っていない請求書は、差し戻されることがあるので注意しましょう。
送付方法ごとの注意点
メールでPDFを送る場合
もっとも一般的な方法です。次の点に気をつけましょう。
- 件名に「請求書送付のご案内（〇月分／〇〇の件）」のように、請求書であることと対象が分かる言葉を入れる
- ファイル名に、日付・取引先名・請求書番号などを入れて、相手が整理しやすくする
- 本文に、請求金額と支払期日を簡潔に書いておく
- 宛先は、担当者だけでなく、必要に応じて経理の窓口も入れる（事前に確認しておく）
添付ファイルにパスワードをかける場合は、相手のルールに従いましょう。会社によっては、パスワード付きファイルを受け取れない設定になっていることもあります。
郵送する場合
紙の原本が必要な取引先には郵送します。郵送には日数がかかるため、締め日に間に合うよう余裕を持って投函しましょう。封筒には「請求書在中」と書いておくと、相手の社内で埋もれにくくなります。重要な請求書は、記録の残る方法で送るのも一つの方法です。
取引先のシステムに登録する場合
最近は、取引先が用意した請求書の受付システムやサービスに、請求書をアップロードする形式も増えています。この場合、登録の締め切りや入力項目のルールが決まっていることが多いので、初めて使うときは手順を事前に確認しておきましょう。登録完了の画面やメールは、記録として保存しておきます。
送ったら「届いたか」を確認する
入金トラブルを防ぐうえで効果的なのが、受領の確認です。メールで送った場合は、「ご確認いただけましたら、お手数ですがご返信いただけますと幸いです」と一言添えておくと、相手から受け取りの連絡がもらいやすくなります。
数日たっても返信がない場合は、届いているかどうかを軽く確認しておきましょう。迷惑メールフォルダに入っていた、担当者が休暇中だった、ということは珍しくありません。支払期日の直前に気づくより、送付直後に気づくほうがはるかに対処しやすくなります。
控えと記録を残す
送った請求書の控えと、送付の記録は必ず保存しておきましょう。
- 請求書のデータ（PDFなど）
- 送付したメール、または郵送の控え
- 取引先からの受領の返信
これらは、入金が遅れたときに状況を確認する材料になるだけでなく、請求書買取（ファクタリング）を利用する際に、取引の実在を示す証拠としても役立ちます。電子でやり取りした請求書は、電子帳簿保存法のルールに沿って保存する必要があるため、保存方法も確認しておきましょう。
送付のタイミングを習慣にする
請求書の送付が遅れる原因の多くは、「忙しくて後回しにした」ことです。納品したらその日のうちに請求書を作って送る、締め日の数日前に送付状況を確認する、といったルールを決めておくと、送り忘れや遅れを防げます。カレンダーに取引先ごとの締め日を登録しておくのもおすすめです。
送付メールの例
メールで請求書を送るときの文面の例です。そのまま使えるように、必要な情報を過不足なく入れています。
件名：請求書送付のご案内（10月分 〇〇サイト制作の件）
「〇〇株式会社 〇〇様 いつもお世話になっております。△△の□□です。10月分の〇〇サイト制作につきまして、請求書をお送りいたします。ご請求金額は〇〇円（税込）、お支払期日は11月30日です。請求書はPDFにて添付しております。お手数ですが、ご確認いただけましたらご返信いただけますと幸いです。今後ともよろしくお願いいたします。」
金額と支払期日を本文にも書いておくと、相手が添付ファイルを開かなくても内容が分かり、社内での転送や確認もスムーズになります。
送付方法の比較表
| 送付方法 | メリット | 注意点 | 確認のしかた |
|---|---|---|---|
| メール（PDF） | すぐ届く、費用がかからない | 迷惑メールに入る、担当者が不在 | 受領の返信をお願いする |
| 郵送 | 原本が必要な取引先に対応 | 到着まで日数がかかる | 締め日に余裕を持って投函 |
| 取引先のシステム | 取引先の処理が早い | 入力ルールや締め切りが独自 | 登録完了の画面やメールを保存 |
送付時の3点セット
- 件名・封筒：「請求書」であることと対象が分かるように
- 本文：請求金額と支払期日を書いておく
- 確認：受け取りの返信をお願いし、数日返信がなければ確認する
まとめ
請求書は、相手に届き、社内で処理されてはじめて入金につながります。送付前の最終チェック、送付方法に合わせた工夫、受領の確認、控えの保存。この4つを習慣にすれば、「届いていなかった」「処理が止まっていた」といった理由での入金遅れはかなり防げます。
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参考・公式情報
※ 本記事は2026年10月時点の情報をもとに作成しています。
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